El riesgo de perder por no planificar. Por Kadir Enríquez Echeverri

Por Kadir Enríquez Echeverri

Todo proyecto debe asumir algunos tipos de riesgos, en cualquier etapa del ciclo de vida, desde la idea inicial, la estructuración, la ejecución, la operación y finalmente la evaluación.

Riesgos internos y externos

Los internos pueden ser controlables por el equipo u organización y la estrategia es evitarlos, mitigarlos, transferirlos, aceptarlos según las necesidades, riesgos externos como la economía, temas sociales, climáticos, de gobierno, no son provocados por la organización, obedecen al medio ambiente, religión, política social, económica, etc. Tambien necesitaremos tener claridad en la estrategia a utilizar en caso de que sucedan, sin embargo, su manejo es distinto.

Cada etapa del ciclo de vida, posiblemente planteara desafíos de ambos tipos, algunos predecibles, otros no. Los riesgos son algo propio en la planificación y estructuración de proyectos porque estos se planean y ejecutan en entornos cambiantes y distintos entre si, por lo tanto, es condición mínima exigida que los equipos planificadores sepan anticiparse a ellos de la manera más aproximada y manejar la situación, al mínimo costo y eficiencia máxima, de ello podría depender la supervivencia de la empresa, un producto o el mercado. Esa es la importancia de conocerlos con anticipación, para cada etapa del proyecto.

Ante la incertidumbre natural que rodea los proyectos, los posibles escenarios en los cuales se deberá preparar el equipo estructurador, el equipo ejecutor, los equipos que implementaran y lo evaluaran ¿valdría la pena no pensar seriamente en tantos riesgos a los que necesariamente podría estar sometido cada proyecto?

Aunque parezca poco creíble, muchos proyectos, particularmente emprendimientos, pequeñas y medianas empresa no lo hacen, asumiendo consecuencias como, por ejemplo, no alcanzar el objetivo principal, no satisfacer las necesidades adecuadamente, producir productos y servicios inadecuados, contratos abandonados o demandados, traduciendo todo lo anterior, en grandes frustraciones, perdida de mucho dinero y fracasos empresariales.

Ilustración: John Hain

¿Y porque no se hace la gestión de riesgos en algunos proyectos y organizaciones?

Algunas veces por negligencia, desconocimiento del entorno, poca visión del futuro por parte del equipo estructurador, equipo ejecutor o equipos de implementación y evaluación, se tiende a creer, por ejemplo, de manera irresponsable, que un proyecto que ha sido exitoso en una región, será necesariamente exitoso en otra, se reproducen proyectos de manera exacta entre sí, olvidando que no existen dos proyectos iguales.

Particularmente el emprendedor o el pequeño empresario está incentivado y enfocado solamente a desarrollar las competencias propias que lo llevan a emprender, olvida entonces, la gran responsabilidad de correr riesgos que deben ser calculados, en probabilidad e impacto, prepararse para enfrentarlos de manera acertada, es decir, evitarlos, mitigarlos, transferirlos, o aceptarlos.

Los riesgos son una cadena de sucesos que normalmente se podrían prever en la planificación de proyectos, en la ejecución, implementación y evaluación, por ejemplo, riesgos del entorno, el equipo planificador debería conocer la población a la que estará dirigido el proyecto, las condiciones sociales que lo rodearan, temas ambientales, la economía básica de la región, los niveles de empleo y desempleo, la educación, entre otros factores que lo integran, y asi planificar las acciones a seguir, enfrentándolos técnicamente, bajo tiempos de posible suceso, asignación de presupuesto y responsables. Después de haber analizado el problema que generara el nuevo proyecto, se habrán identificado las causas que lo generan, es muy posible que al no tenerlas en cuenta al momento de la planificación del alcance, se caiga en altos niveles de riesgo.

Ilustración: John Hain

Y, ¿cómo se planifican los riesgos de un proyecto empresarial?

Es necesario saber primero, a qué nivel del proyecto u organización va a hacer el respectivo estudio de riesgos, al ser cada proyecto único, los riesgos serán únicos también.

La herramienta WBS, Work Break Structure, determina para los proyectos cinco niveles:

Nivel 1. El proyecto total

Nivel 2. Los componentes

Nivel 3. Los productos

Nivel 4 los entregables

Nivel 5. Paquetes de trabajo

Riesgos al nivel 1: proyecto total

Deben ser muy bien estructurados principalmente para grandes obras, estudios complejos, por ejemplo, proyectos espaciales, cero errores, donde nada puede salir mal por el alto costo económico, social y humano que podría representar, proyectos de infraestructura como puentes, túneles, proyectos de grandes investigaciones como la pandemia del Covid 19.

Riesgos nivel 2: los componentes

Son las partes estructurales del proyecto de los cual se desprenden los productos, por ejemplo, un vehículo tiene como componentes el motor, la carrocería, la parte eléctrica y electrónica, la combustión, la movilidad, frenado y tapicería.

Riesgo nivel 3: los productos

Siguiendo el ejemplo anterior del vehículo, los componentes anteriores tienen varios productos, el motor por ejemplo consta de pistones, bloque, sistema de encendido, lubricación, entre otros. Cada uno de ellos corresponde a los productos del proyecto.

Riesgo nivel 4: los entregables

Cada parte contenida en los productos son los entregables, cada producto tiene unas partes mas pequeñas que sumadas dan el todo, los pistones metal, orificios, etc.

Riesgo nivel 5: paquetes de trabajo

Dentro de las subdivisiones de los proyectos, los paquetes de trabajo contienen todas las actividades necesarias de cada entregable, aquí los riesgos pueden ser muy extensos dado el número de actividades de todo el proyecto.

Y, ¿cómo puedo analizar mejor los riesgos?

Identifique el riesgo.

Analice las causas y efectos.

Analice el impacto y la probabilidad de ocurrencia.

Trate de tomar una estrategia frente a esa ocurrencia, evitarlos, mitigarlos, transferirlos, aceptarlos.

Determine para el caso de suceder, que acciones serán las correctivas con las personas responsables de enfrentarlos.

Asigne un presupuesto adecuado.

En lo posible, sume el valor del riesgo, inclusive tratando de prever en que mes podría ocurrir para incluirlo en el presupuesto, de la empresa, o del producto o servicio.